PENGEMBANGAN SDM

PENINGKATAN MANAJEMEN SDM:
PENGEMBANGAN QUALITY MANAGEMENT SYSTEM (QMS)

 

            QMS adalah sistem yang memuat garis besar kebijakan dan prosedur yang diperlukan untuk meningkatkan dan mengontrol berbagai proses yang akhirnya akan menuju pada peningkatan business performance. QMS meliputi serangkaian elemen-elemen yang saling terkait dan berinteraksi yang mengarahkan dan mengontrol organisasi mengacu pada mutu. Oleh sebab itu, QMS diaplikasikan pada seluruh kegiatan dan unit dalam suatu organisasi.

         Tujuan pelaksanaan QMS dalam suatu organisasi adalah untuk mengelola berbagai kegiatan dengan pendekatan yang sistematis dan secara berkesinambungan meningkatkan efektivitasnya sesuai dengan standar internasional yang mengutamakan kebutuhan-kebutuhan stakeholders . Kunci utama dari kebijakan mutu adalah pencapaian kepuasan permanen dan kepercayaan stakeholders . Tujuan ini dapat dicapai melalui identifikasi sistem pengukuran dari seluruh proses yang mempengaruhi persepsi stakeholders terhadap mutu dari produk/pelayanan yang dihasilkan suatu organisasi.

• Salah satu bagian penting dari QMS adalah dokumentasi dari seluruh proses. Tujuan dokumentasi adalah untuk menginstruksikan dan membimbing para karyawan yang setiap tindakannya mempengaruhi mutu pelayanan, serta menginformasikan para stakeholders bahwa proses yang diimplementasikan tersebut menjamin kepuasan yang utuh bagi mereka. Dokumentasi QMS terstruktur dalam hubungan yang hierarkis dan terdiri dari empat tingkat seperti yang diilustrasikan dalam piramida dibawah ini:

Tingkat 1 adalah Quality Manual yang memuat kebijakan mutu dan memberikan tinjauan umum dari proses-proses inti dalam suatu organisasi

Tingkat 2 adalah prosedur-prosedur standard yang mendefinisikan bagaimana eksekusi berbagai tanggung jawab dari unit terkait yang relevan dengan investigasi mutu. 

Tingkat 3 adalah instruksi kerja dalam suatu unit kerja.

Tingkat 4 terdiri dari dua bagian. Bagian pertama meliputi formulir-formulir yang diperlukan untuk mendukung operasi QMS, serta dokumen-dokumen pendukung terkait. Bagian kedua meliputi records yang berfungsi sebagai bukti bahwa langkah-langkah inti QMS telah terpenuhi. Records berguna untuk analisis data dan peningkatan yang berkesinambungan

         Tim Manajemen Eksekutif berkomitmen untuk kesuksesan QMS. Mereka memberikan petunjuk operasional, menjamin ketersediaan sumber-sumber daya, serta memprioritaskan usaha-usaha bagi peningkatan QMS yang terus-menerus. Komitmen mereka atas QMS dimulai dengan membangun kebijakan mutu korporat. Kebijakan mutu akan dikomunikasikan dan diimplementasikan pada seluruh tingkatan dalam organisasi, dan ditinjau secara periodik untuk kesesuaian yang berkesinambungan. Setiap karyawan berperan penting bagi keberhasilan suatu organisasi dalam pencapaian tujuannya. Karyawan disediakan dengan perangkat-perangkat yang perlu untuk secara efektif dan efisien mengerjakan tugas-tugas mereka dalam lingkungan kerja yang sehat dan aman. Seluruh karyawan diharapkan menunjukkan tanggung jawab mereka sesuai dengan standar kepegawaian yang umum serta QMS.

             QMS ditinjau secara reguler melalui audit internal untuk menjamin integritas QMS. Audit internal dijadwalkan secara teratur dengan fokus utama pada wilayah non-conformity. Seluruh non-conformity yang telah teridentifikasi kemudian didokumentasikan, serta item-item tindakan ditugaskan untuk menangani isu-isu tersebut. Item-item tindakan ini disebut dengan QMS Action Request (QAR). Ketika QAR diinisiasi dan perubahan-perubahan telah dibuat untuk memecahkan non-conformity , tindak lanjut berupa audit internal dilaksanakan untuk menjamin perubahan-perubahan yang telah dibuat tersebut adalah efektif. Auditor internal adalah auditor yang terlatih, berkualifikasi, dan mempunyai pengetahuan yang baik akan wilayah yang mereka audit, tetapi merupakan auditor dari luar unit yang sedang di audit. Para auditor tersebut terlatih dengan baik dan memenuhi standar ISO maupun QMS